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Avant le départ

AVANT LE DEPART

1/ LES CHOIX DE COURS
Le cursus d'un étudiant dans une institution partenaire doit être OBLIGATOIREMENT validé par le département des relations internationales. La DRI agit sur "délégation" des directions des études d’Audencia. Ces dernières exigent de ses étudiants que des cours de "business/management"  ou de « communication », pour Sciences Com,  soient suivis. Il faut comprendre par "cours de (business) management" des cours qui pourraient être enseignés dans nos cursus et qui sont des matières orientées vers les études commerciales (cours de finance, marketing, RH, gestion de projets...). Un cours de droit ou de géopolitique n'est donc pas un cours de management. Sur certains campus (cf. fiche de chaque université), les étudiants sont autorisés à suivre un ou deux cours hors du champ de leur spécialité.

Notez que cette contrainte est essentiellement imputable au fait que votre diplôme est visé par l'Etat et qu'un certain nombre d'heures dans vos différents champs de spécialités est obligatoire.

-  Quel programme / combien de crédits faut-il que je choisisse pour valider mon semestre à l’étranger ?
Cette information se trouve sur chacune des fiches descriptives des différentes universités, dans la partie « Cours et Crédits » ; il est marqué, par exemple : 5 cours de niveau graduate / cours de niveau MBA / 26 crédits minimum etc. Vous devrez ABSOLUMENT respecter ces consignes.

- Quand puis-je choisir les cours ? Où se trouve la liste des cours ?
Regardez tout d’abord s’il existe un lien internet pour les cours, proposés dans la « fact sheet » de l’université d’accueil.

DANS TOUS LES CAS VOUS DEVEZ IMPERATIVEMENT RENSEIGNER VOS CHOIX DE COURS SUR LE LIEN SUIVANT ET DE PREFERENCE UNE FOIS QUE VOUS LES AVEZ FAIT CONFIRMER AUPRES DE L'UNIVERSITE D'ACCUEIL

Seuls les étudiants sous contrat ERASMUS en sont dispensés et doivent suivre la procédure suivante: renvoyer par email en format pdf les pages 9 et 10 appelées "contrat pédagogique" du formulaire Erasmus.


Une fois le questionnaire complété, le fait de ne pas recevoir de réponse sous huitaine signifie généralement que vos choix sont validés par Audencia. A la fin du questionnaire, vous recevrez en outre un message qui vous informe du bon enregistrement de vos cours.

Sachez cependant que le calendrier du choix des cours est variable d’une université à une autre (cela va de plusieurs mois en avance à une fois sur place). N’oubliez donc pas de le faire, une fois cette possibilité offerte car votre semestre pourrait être invalidé si vos choix de cours n’étaient pas conformes aux exigences posées sur la fiche. 

Notez qu’il n’est pas possible de changer vos cours une fois le questionnaire complété ou votre learning agreement signé, sauf, bien entendu, si l’université refuse votre inscription dans certains cours (pré-requis inadaptés, cours complets etc.). Dans ce cas, vous transférerez le message de l’université qui vous en informe à Guillaume Blaess et vous lui indiquerez les modifications que vous souhaitez opérer.

Vous ne pouvez pas choisir des cours que vous auriez déjà suivis à Audencia.

Il est en outre interdit de choisir des cours de langues ou de sport sauf si la fiche de l'université précise le contraire.

2/ LA PREPARATION DU DOSSIER D’INSCRIPTION

- Quels documents faut-il que je prépare ?
Vous serez informé par votre coordinateur  d’une liste des documents à préparer. Les documents demandés ne varient pas beaucoup d’un semestre à l’autre.
Avant tout, pensez à vérifier la date d’expiration de votre passeport, renouvelez-le assez tôt si besoin.
 
- Faut-il remplir toutes les cases dans le formulaire d’inscription ? Je n’ai pas encore le numéro de visa, comment fais-je?
Les champs / cases obligatoires sont souvent marqués par une étoile rouge ! Lisez attentivement le fichier explicatif, vous y trouverez la plupart de vos réponses.
 
- Pourquoi le délai de dépôt de dossier informé par Audencia n’est pas le même que celui indiqué par l’université d’accueil ?
Nous vous demandons cela souvent 15 jours à l’avance du délai imposé par l’université d’accueil car il faut compter au moins 15 jours pour envoyer un courrier à l’étranger, surtout vers l’Asie ou l’Amérique du Sud.
S’il s’agit d’une inscription en ligne seule, il est préférable de commencer l’inscription dès le premier jour en cas où on vous demande de fournir des justificatifs papiers supplémentaires.
 
- Comment obtenir une lettre de recommandation de l’un de mes enseignants ?
Vous pouvez télécharger la modèle de la lettre sur ce site, ou demander à votre professeur d’en faire une comme il le souhaite. Vous transférerez ensuite cette lettre à votre coordinateur.
 
3/ LES ASSURANCES

Vous cotisez normalement à la sécurité sociale française qui vous couvre du 1er Octobre au 30 septembre n+1. Cependant, vous devrez OBLIGATOIREMENT contracter  les assurances notées ci-dessous, que vous partiez en Europe ou HORS Europe. Si vous avez besoin d'une carte européenne d'assurance maladie, il faut en faire la demande à votre CPAM. Vous devez également signer électroniquement, minimum 15 jours avant votre départ, l'attestation de décharge d'assurance. Ce document est OBLIGATOIRE. Le cas contraire votre séjour d’études à l’étranger ne pourra être accepté et sera annulé.

Les assurances obligatoires sont:
  • Assurance Médicale
  • Assurance médicale complémentaire
  • Assurance rapatriement médical et en cas de décès
  • Assurance responsabilité civile

Vous pouvez les souscrire auprès de votre mutuelle ou de différentes assurances (la LMDE et la SMEBA vous proposent des packs très intéressants) ou auprès d'organisme tels que Mondial Assistance.
Avant de partir, ou si vous avez l'intention de voyager pendant votre séjour, vous devez consultez le site du Ministère des Affaires Etrangères et vous inscrire sur le site Ariane afin de recevoir des recommandations de sécurité par courriels si la situation dans le pays le justifie


Souvent, un seul contrat couvre ces 4 assurances.
 
-  Comment ferai-je si l’université d’accueil me demande une attestation de « Travel Insurance » ou « Oversea Health Insurance » ?
Ces attestations ne sont pas la même que celles demandée par Audencia. Il suffit de demander à votre conseiller de préparer une attestation sur ce sujet,  en anglais bien sûr. Notez que certaines universités, américaines surtout, exigeront des assurances supplémentaires et obligatoires; Le coût peut être de 1000 USD (cf. les différentes fiches)
 
- Est-ce que mon inscription à la sécurité sociale étudiante sera renouvelée automatiquement par l'école pour l'année suivante pendant que je suis à l’étranger?
Normalement, vous serez sollicité par école pour le renouvèlement de SMEBA/LMDE. Pour de plus amples informations concernant la sécurité sociale, vous pouvez contacter Mme. Ghislaine JARRY (gjarry@audencia.com), assistante de gestion direction administrative et financière et consulter le document transmis par la LMDE ci-dessous
Information LMDE Couverture santé à l'International.pdf
 
4/ LETTRE D’ADMISSION, VISA & SÉJOURS

- Quand est-ce que je vais recevoir la lettre d’admission ? Dois-je me déplacer à l’école si je ne suis pas sur place ?
Cette lettre, envoyée par l'université d'accueil (sauf ERASMUS), est indispensable pour votre visa. La lettre d’admission arrive souvent à Audencia vers fin juin (départ en Fall) ou fin décembre (départ en Spring), en fonction de l’université d’accueil. Votre coordinateur vous informera par mail. Vous pouvez aussi nous donner votre adresse postale si vous souhaitez la recevoir par courrier.
 
- Faut-il que je contacte régulièrement la DRI pour la réception de la lettre d’admission ?
Non, nous vous contacterons dès son arrivée. Ainsi sans nouvelles de notre part, merci de considérer que votre dossier poursuit la procédure normalement.
 
- Pourquoi les dates sur la lettre d’admission ne sont pas exactement les mêmes que celles communiquées par la DRI?
L’université d’accueil laisse souvent une ou deux semaines de marge avant et après les dates exactes du semestre. Ce qui permet aux étudiants de se rendre sur place avant le début du cours ou d’y rester après pour des raisons diverses (rattrapages...).
 
-  Est-ce que la DRI s’occupe de la demande de visa ?
Non. La DRI ne vous accompagne pas dans les démarches de visa. Vous devez vous renseigner auprès de l’ambassade de votre destination.
 
- Combien de temps faut-il prévoir pour obtenir un visa étudiant?
Cela varie entre chaque pays. Dans les fichiers universitaires, vous trouverez les conseils de visa dans le BILAN DE SÉJOUR, réalisé par les étudiants qui ont vécu toutes les démarches. Aussi, vérifiez s’il faut prendre un rendez-vous en ligne pour déposer votre dossier à l’ambassade de votre destination et soyez sûr que votre dossier est complet.
 
- Puis-je avoir un visa étudiant plus tôt (2 semaines / un mois) avant le début du semestre pour voyager ?
Le visa étudiant sera délivré en fonction des dates indiquées sur la lettre d’admission. Si vous souhaitez visiter le pays avant la rentrée, essayez de contacter le service de visa de l’ambassade de votre destination. La DRI ne s'occupera pas de ces convenances personnelles.
 
- Est-ce que je peux aller dans un pays avec un visa touristique et ensuite changer en visa étudiant sur place ?
Cela dépend du pays et de l’université d’accueil. Par exemple, vous pouvez le faire au Cambodge, mais surtout pas en Corée du Sud. D’ailleurs, vous pourrez contacter l’université d’accueil avant d’entamer les démarches pour être sûr qu’elle vous assistera pour changer le type de votre visa sur place.
 
Nous vous informons également que certaines universités – nord américaines essentiellement  – appliquent des frais supplémentaires (« fees ») pour l’utilisation des équipements sportifs, l’accès à l’infirmerie, les assurances complémentaires obligatoires etc.  Dans certaines, ces frais peuvent par exemple atteindre 1000 USD. Ils sont à la charge des étudiants. Si les fiches précisent bien que des frais supplémentaires peuvent s’appliquer il est cependant impossible d’en donner le montant exact, notamment lorsque les départs ont lieu dans plus d’un an. En moyenne, ils se chiffrent à 500 USD.

 La copie de votre score TOEFL ne doit en aucun cas être envoyée à Audencia sauf si votre coordinateur vous la demande. Il convient de la recevoir à votre adresse.