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FAQ

Frequently Asked Questions

COURS & CRÉDITS

1. Combien de crédits faut-il que je valide pendant mon semestre à l’étranger ?
Un étudiant en semestre d’étude à l’étranger doit être étudiant à temps plein, cela signifie qu’il faut être inscrits à des cours dont la somme des crédits est égale à 30 ECTS (ou équivalent) au moins.

2. Où et quand se procurer la liste des cours ?
Regardez tout d’abord s’il existe un lien internet pour les cours proposés dans la « fact sheet » de l’université d’accueil. Celle-ci vous est soit envoyée par le coordinateur de la zone où vous allez partir; soit elle sera en téléchargement sur l’intranet que vous consultez, sous réserve qu'elle soit disponible. Vous pouvez aussi trouver des informations précieuses concernant les cours sur le site de l’université d’accueil. Cependant, dans certaines universités, la liste des cours ne sera disponible que quelques semaines avant le début du semestre. Veuillez patienter, l’université d’accueil vous contactera pour le choix final des cours. Dans certaines universités vous ne serez pas contacté avant votre départ, vous ferez alors vos choix à votre arrivée sur place.

3. Comment faire valider mes choix de cours ?
Une fois que vous avez la liste des cours, faites votre choix. Attention : vous devez toujours faire valider votre choix par la DRI d’Audencia Business School avant de le transférer à l’université d’accueil. Afin de faire valider votre choix de cours, vous devez remplir le questionnaire en ligne (seuls les étudiants sous contrat ERASMUS en sont dispensés et doivent utiliser le learning agreement Erasmus) ou écrire à M. Guillaume BLAESS, directeur adjoint de la DRI (gbless@audencia.com) en cas de modification. Pour toutes questions concernant votre cursus à l’étranger (cours de langues, examen etc.), veuillez consulter les fiches des universités sur cet intranet.

Cliquez sur ce lien pour compléter vos choix de cours

PRÉPARATION DU DOSSIER D’INSCRIPTION

1. Quels documents faut-il que je prépare pour m’inscire dans l’université partenaire ?
Avant tout, pensez à vérifier la date d’expiration de votre passeport, renouvelez-le dès que possible si besoin.

Ensuite, votre coordinateur de zone vous indiquera par mail sur votre boîte sciencescom.org une liste des documents à préparer et renvoyer avant une date butoir.
Il est impératif de respecter les consignes qui vous sont envoyées.
De plus, quand cela est possible, la liste des documents demandés aux étudiants partis le semestre précédent est disponible de façon indicative sur le site de la DRI.

2. Faut-il remplir toutes les cases dans le formulaire d’inscription ?
Les champs/cases obligatoires sont souvent marqués par une étoile rouge. Lisez attentivement le fichier explicatif, vous y trouverez la plupart de vos réponses. Veillez à respecter strictement les consignes.

3. Il me manque des informations pour compléter le dossier (numéro de visa, etc.) comment faire?
De manière générale veillez à anticiper vos démarches administratives et respectez les consignes données dans le fichier explicatif.

4. Pourquoi le délai de dépôt de dossier communiqué par la DRI n’est-il pas le même que celui indiqué par l’université d’accueil ?
Nous vous demandons souvent de nous renvoyer vos dossiers 15 jours avant la date imposée par l’université d’accueil. En effet, il faut compter en moyenne 15 jours pour envoyer un courrier à l’étranger, surtout vers l’Asie ou l’Amérique du Sud. S’il s’agit d’une inscription en ligne seule, il est préférable de commencer l’inscription dès le premier jour au cas où des justificatifs papiers supplémentaires vous soient demandés.

5. Comment obtenir une lettre de recommandation de l’un de mes enseignants ?
Vous pouvez télécharger le modèle de la lettre ici, ou demander à votre professeur de faire un courrier libre. Vous transférerez ensuite cette lettre à votre coordinateur pour qu'elle reçoive le cachet officiel d'Audencia Business School.

ASSURANCES

1. Qu’est-ce qu’une attestation de décharge d’assurance ?

Vous cotisez normalement à la sécurité sociale française qui vous couvre du 1er Octobre au 30 septembre n+1. Cependant, vous devrez OBLIGATOIREMENT contracter  les assurances notées ci-dessous, que vous partiez en Europe ou HORS Europe. Si vous avez besoin d'une carte européenne d'assurance maladie, il faut en faire la demande à votre CPAM. Vous devez également signer électroniquement, minimum 15 jours avant votre départ, l'attestation de décharge d'assurance. Ce document est OBLIGATOIRE. Le cas contraire votre séjour d’études à l’étranger ne pourra être accepté et sera annulé.

Les assurances obligatoires sont:
Assurance Médicale
Assurance médicale complémentaire
Assurance rapatriement médical et en cas de décès
Assurance responsabilité civile
Vous pouvez les souscrire auprès de votre mutuelle ou de différentes assurances (la LMDE et la SMEBA vous proposent des packs très intéressants) ou auprès d'organisme tels que Mondial Assistance.
Avant de partir, ou si vous avez l'intention de voyager pendant votre séjour, consultez le site du Ministère des Affaires Etrangères.

Souvent, un seul contrat couvre ces 4 assurances.

ATTENTION : Audencia Business School ne demande pas vos contrats d’assurance. Il vous appartient de bien vérifier vos contrats personnels.

2. Suffit-il d’avoir un seul contrat pour couvrir les 4 catégories?
Peu importe le nombre de contrats et la modalité de souscription, l’objectif est de couvrir les quatre catégories ci-dessus pour la période d’étude complète et le pays concerné. La plupart des compagnies proposent cette prestation, vous pouvez, par exemple, vous renseigner auprès de SMEBA, April International, Mondial Assistance, etc.

3. Comment procéder si l’université d’accueil me demande une attestation de « Travel Insurance » ou « Oversea Health Insurance » ?
Ces attestations ne sont pas la même que celles demandée par Audencia. Il suffit de demander à votre conseiller de préparer l'attestation relative en anglais.

4. Est-ce que mon inscription à la sécurité sociale étudiante sera renouvelée automatiquement par l'école pour l'année suivante pendant que je suis à l’étranger?
Vous serez sollicité par l'école pour le renouvellement de votre adhésion à la sécurité sociale étudiante. Il faudra là encore veiller à respecter les procédures et les délais.
En cas de question concernant la sécurité sociale, vous pourrez contacter Mme. Ghislaine JARRY (gjarry@audencia.com), assistante de gestion, Direction Administrative et Financière Audencia Business School.

LETTRE D’ADMISSION & SÉJOUR

1. Quand est-ce que je vais recevoir la lettre d’admission ? Dois-je venir la chercher à Nantes ?
La lettre d’admission arrive souvent à Audencia fin juin ou courant juillet, en fonction de l’université d’accueil. Votre coordinateur vous la transmettra par mail dès sa réception, vous pourrez aussi nous donner votre adresse postale si vous souhaitez la recevoir par courrier.

2. Faut-il que je contacte régulièrement la DRI concernant la réception de la lettre d’admission ?
Non, votre coordinateur de zone vous contactera dès son arrivée. Ainsi, sans nouvelles de notre part, merci de considérer que votre dossier suit sa procédure normalement.

4. Pourquoi les dates sur la lettre d’admission ne sont pas les mêmes que celles communiquées par la DRI?
L’université d’accueil ajoute souvent quelques jours avant et après les dates exactes du semestre. Ce qui permet aux étudiants de se rendre sur place avant le début des cours ou d’y rester après pour des raisons touristiques.

3. Faut-il rester à l’étranger jusqu’à la fin des examens ?
Bien sûr ! Vous devez participer à tous les examens. Il n’y aura pas de rattrapage si vous rentrez en France.

4. Comment se déroule la réservation d’un logement sur place ?
Chaque étudiant est responsable de sa réservation de logement. Certaines universités imposent de rester sur le campus, d’autres fournissent une liste de résidence, il convient de lire les informations envoyées ou disponibles sur internet et de respecter les délais et procédures de réservation (envoi de formulaire, paiement de caution, etc.)

VISA

1. Combien de temps faut-il prévoir pour obtenir un visa étudiant?
Cela varie d’un pays à l’autre. Consultez très tôt le site de l’ambassade concernée pour connaître la procédure et les délais d’obtention d’un visa étudiant.
Vérifiez s’il faut prendre un rendez-vous en ligne pour venir déposer votre dossier. Assurez vous que votre dossier est complet le jour du dépôt.

2. Puis-je avoir un visa étudiant qui démarre avant le début du semestre pour voyager ?
Le visa étudiant sera délivré en fonction des dates indiquées sur la lettre d’admission. Si vous souhaitez visiter le pays avant la rentrée, essayez de contacter le service de visa de l’Ambassade de votre destination.

3. Est-ce que je peux aller dans un pays avec un visa touristique et ensuite le changer en visa étudiant sur place ?
Cela dépend du pays et de l’université d’accueil, soyez donc prudent. Avant d’entamer de telles démarches contactez impérativement l’université d’accueil pour être sûr qu’elle vous assistera pour changer votre visa. La DRI ne vous assiste pas dans cette démarche.

4. Peut-on rester dans le pays d’accueil après la fin du semestre ?
Une fois votre semestre d’études terminé vous ne pouvez rester dans le pays d’accueil que si votre visa vous y autorise tout en vous assurant que vous serez de retour pour la rentrée du semestre suivant qui a lieu le 2ème lundi de janvier à Audencia SciencesCom.